組織化とは
1人での経営には、はっきりした上限があります。売上は「自分が働ける時間」に比例し、自分が病気やけがで動けなくなれば、事業も止まってしまいます。
- 売上の上限 ─ 自分の働ける時間以上には伸びない
- 品質の限界 ─ 忙しくなるほど、1つ1つの仕事の質が下がる
- 事業が止まるおそれ ─ 自分に何かあれば事業が止まる
- 新しい挑戦ができない ─ 日々の仕事に追われ、企画や営業に時間を割けない
組織化の目的は、単に人手を増やすことではありません。「自分にしかできない仕事」に自分の時間を集中させ、それ以外の仕事を任せられる状態を作ることです。経営者の仕事は、作業をこなすことから、仕組みを作ることへと変わっていきます。
最初の1人を雇うまでの流れ
このサイトで共通の例にしている〇〇整体院（〇〇駅の近くで、仕事帰りの会社員向けに平日21時まで開いている整体院）で考えます。院長1人で開業し、2年目の後半に受付のパートを1人雇うまでの流れは、次のとおりです（架空の例）。
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仕事を書き出して分ける
施術は院長、受付と会計は任せる
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3つの条件を確かめる
書き出せるか、続くか、払えるか
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手順書を作って募集する
受付と会計の流れを1枚に
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雇って、育てる
2年目の後半に、受付のパートを1人
院長は、自分にしかできない施術に時間を使えるようになります
仕事を書き出して、任せる仕事を分ける
採用の前にやるべきことが、仕事の書き出しです。「自分の頭の中にしかないやり方」のままでは、誰かに任せることができません。
- 自分の仕事をすべて書き出す
- 「自分にしかできない仕事」と「任せられる仕事」に分ける
〇〇整体院なら、施術と姿勢の指導は院長に残し、受付と会計、予約の確認の連絡、タオルの洗濯などを任せます。店のない仕事なら、見積書や請求書の作成、打ち合わせの日程の調整、データの入力などが、任せやすい仕事です。
分けるときは、「人を増やす前に、ITで減らせる仕事はないか？」も考えます。これが、小さな会社の人事戦略の基本です。〇〇整体院も、開業4か月目にネット予約を始めて、予約の電話を減らしました。
雇うタイミングを確かめる（3つの条件）
「忙しくなったら雇う」という感覚だけで採用すると、人件費が経営を圧迫します。次の3つがそろっているかを確かめてから決めましょう。
- 任せたい仕事を具体的に書き出せる
- その仕事が、これからも続けて発生する見込みがある（一時的に忙しいだけなら、外注〔外の会社や人に頼むこと〕で対応する）
- 売上と利益の見通しから、毎月の人件費（給与＋社会保険料など）を払い続けられる
雇うと決める前に、使える助成金も調べます。助成金は、雇用保険の適用事業所であることが前提で、多くは取り組む前に計画を出す必要があり、支給は後払いです。雇ってからでは申請できないものが多いので、「助成金を活用する」で先に確かめましょう。
手順書を作って、募集する
雇うと決めたら、任せる仕事の手順を、マニュアル（手順書）やチェックリストにします。紙ではなく、動画や共有ドキュメント（パソコンやスマホで一緒に見られる文書）にしておけば、更新も引き継ぎも簡単です。〇〇整体院は、いちばん回数の多い受付と会計（来院から会計、次の予約まで）から手順書にしました。
募集では、大企業と同じやり方では勝てません。給与や知名度で選ばれない分、次の点を意識します。
- 求人票（募集の案内）に「任せたい仕事」を具体的に書く（手順書がここで活きる）
- 経営理念（会社が大事にする考え）やビジョン（目指す姿）を伝え、仕事の意義に共感してくれる人を探す
- スキルより人柄・価値観の一致を重視する（スキルは育成できるが、価値観は変えられない）
- ハローワーク・地元の学校・知人の紹介など、費用のかからない経路から始める
〇〇整体院は、人事理念（どんな人と働き、どう育てるかの考え）に「お客さんの話を、最後まで聞ける人と働く」を掲げ、求人票にも書きます。理念がまだ言葉になっていない場合は、先に「経営戦略を策定する」で整理しておきましょう。
人を雇うときは、働く条件をはっきり示すこと（労働条件の明示）や、労働保険・社会保険の手続きなど、守るべきルールがあります。厚生労働省の「人を雇うときのルール（新しいタブで開きます）」で確かめ、わからない所は労働基準監督署やハローワーク、社会保険労務士に相談しましょう。
育てて、評価する
雇って終わりではなく、育てて定着してもらうまでが人事戦略です。最初から立派な人事制度は要りませんが、次の3つは早い段階で用意しましょう。
- 仕事の教え方 ─ 手順書をもとに教え、できたことを記録する
- 評価の基準 ─ 何ができるようになったら給与が上がるのかを示す
- 話す機会 ─ 月に1度は、仕事以外の困りごとを聞く時間を作る
〇〇整体院なら、「手順書どおりに受付と会計ができる」「予約の確認やタオルの準備まで1人で回せる」のように段階を決め、できるようになったら給与を上げると伝えます。人事理念の「受付でも、料金と施術の流れを同じように伝えられるよう、院長が教える」も、手順書で教える理由です。
小さな会社では、1人の退職が事業に大きく影響します。「この会社で働き続けたい」と思ってもらえる環境づくりは、採用よりも重要な投資です。